Jeg har på det seneste rodet ret meget i Excel, og i denne forbindelse er der et par småtips, som er værd at kende. Hvis du allerede arbejder med med Excel, så kan du sikkert alt, hvad der findes her og behøver ikke at læse videre, men hvis du kan bruge et par nemme tips, så læs videre.
Da dette er meget grundlæggende tips, så virker de i de fleste versioner af Excel.
Alt på denne side er illlusteret i et excel ark.
Opslag med vlookup med Postnummer eksempel
vloopups er en prakisk nem måde, hvor man kan nemt kan lave opslag og udfylde et felt i en række med værdier, som er slået op i et datasæt. Et typisk eksempel på dette, er når man indtaster et postnummer, og så selv får navnet på postdistriktet slået op og udfyldt.
Hvis du vil prøve eksemplet, så start med at hente listen over danske postnumre fra dataforsyningen.
Importer dette ind i Excel og lav så et nyt faneblad (en tab) og skriv et postnummer i en cell og i cellen ved siden af laves en VLOOKUP formel.
I min excel-fil vil min VLOOKUP se således ud:
=VLOOKUP(B2;postnr!A2:B1090;2;FALSE)
Hvor elementerne er:
- VLOOKUP er formel navnet.
- Det første felt (B2) er “opslagsværdien” - den vi lever efter.
- Den anden værdi er en tabel reference (“Sheet1!A2:B1090”), hvor værdierne, der skal bruges findes.
VLOOKUP antager, at værdien, som vi leder efter altid er i første kolonne. - Næste værdi (“2”) er den nummer kolonne, hvor den værdi vi skal hente findes.
- Sidste felt (“FALSE”) fortæller, at vi vil have et præcist match.
Hvad nu hvis VLOOKUP ikke finder noget?
Hvis den værdi, som VLOOKUP leder efter ikke finder noget, skriver den blot " #N/A " som værdi. Det ser ikke særligt fint ud, og det kan også nemt fikses.
Her pakkes “VLOOK” funktionen blot ind i en “IFNA” funktion.
IFNA funktionen tager to parametre - Den første er det udtryk (formel, funktion), hvis værdi vi gerne vil have. Hvis denne værdi er ingenting - f.eks. hvis VLOOKUP ikke finder noget, så skrives parameter nummer 2 i stedet.
Hvis man tager VLOOKUP eksemplet ovenfor, så ser det således ud:
=IFNA(VLOOKUP(E9;postnr!A5:B1093;2;FALSE); "Ukendt")
Checksums med sudoku eksempel
Når man laver beregninger, kan det være nyttigt med checksummer indbygget. Som eksempel på dette kan f.eks. bruge i en Sudoku. I mit eksempel ark er der et faneblad på med en færdig lavet Sudoku.
En sudoku består af 9x9 felter, som er opdelt i 3x3 blokke med 9 celler i hver. Indenfor hver 3x3 blok angives tallene 1-9 - og hvert tal kun en gang. For at løse en sudoku skal alle kolonner også have tallene 1-9, og hver række skal ligeledes have tallene 1-9.
Det betyder også, at hvis en sudoku er løst korrekt, så vil:
- Alle rækker have samme sum (altid 45).
- Alle kolonner have samme sum (også 45).
- Alle blokke med 3x3 vil også have samme sum.
At lave en sum for en række og kolonne er noget af det mest bruge i Excel, men hvordan laver man nemmest en sum for et 3x3 grid?
Man bruger bare SUMPRODUCT funktionen, hvor man kan angive et grid således:
=SUMPRODUCT(B4:D6)
Med denne formel får man lagt de tre rækker med tre kolonner sammen til en sum.
Checksummer
I eksempel arket er der opsat checksummer for rækker, kolonner og grid, og de viser heldigvis alle sammen 45, så Sudoko løsningen er korrekt. Vi kan dog gøre det lidt nemere at se om der er fejl eller ej.
Excel har en funktion, der hedder “Conditional formatting” - med denne kan man gøre, at der sker noget, hvis en betingelse er opfyldt.
Vælg en celle og find “coditional formatting” i menubåndet, klik og vælg ny regel. Den “style” formating, der skal bruges kaldes Clasic og under classic kan man vælge, at man vil have en formel til at beslutte om der skal ske noget, hvis formlen er sand.
Den mest simple form er følgende regel:
=L4<>45
og standard formateringen er at cellen får rødt udsende.
I eksempel arkets L5, er en lidt mere kompliceret validering. Her antages det, at værdien af celle L5, skal være 1/9 af summen af “rækkecheck” og så ser valideringsformlen således ud:
=$L$5<>(SUM($L$4:$L$12)/9)
Givet det blot formel, der evalueres, så kan man næste lave hvad som helst.
